La fatturazione elettronica è la nuova modalità di emissione, trasmissione e archiviazione delle fatture: si tratta di un sistema entrato a pieno regime nel 2019 e che sta contribuendo a sostituire, specialmente nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, il ricorso alla fattura cartacea.
Dal punto di vista operativo, la fattura elettronica è un documento informatico digitale prodotto e tramesso secondo il formato XML (da eXtensible Markup Language): questo linguaggio individua gli elementi contenuti nel documento (quali i dati finanziari, le intestazioni, le causali e così via) secondo un sistema cifrato che permette il controllo delle informazioni medesime e il rispetto dei requisiti previsti dalla legge. La produzione di questi documenti richiede il coinvolgimento di diversi operatori. Prendendo a modello la fattispecie più rilevante (quella dei rapporti tra aziende e Pubblica Amministrazione), nel processo di emissione della fattura elettronica sono coinvolti il fornitore, un sistema di codificazione e trasmissione (si tratta del Sistema di interscambio nazionale - SdI) e la PA cui viene destinato il documento. Gli enti pubblici che sono obbligati dalla legge a ricevere fatture in formato elettronico sono tenuti a comunicare al proprio interlocutore privato (il fornitore) un codice alfanumerico identificativo dell'ufficio: si tratta del Codice Ufficio per la Fatturazione Elettronica, che va riportato, da parte dell'emittente, insieme alla Partita IVA e agli altri dati richiesti dalla legge per l'identificazione del documento (indirizzo, data, elementi di carattere fiscale). Dopo aver compilato la fattura inserendo questi dati, il soggetto privato che la emette deve apporvi la propria firma digitale: si tratta di un ulteriore requisito richiesto dalla legge per consentire maggiore certezza e permettere alla PA di avere garanzie sull'origine della fattura elettronica. Una volta apposta la firma digitale, il documento deve essere caricato da parte dell'interessato sul già accennato Sistema di Interscambio, intermediario abilitato dalla legge per il passaggio della fattura emessa nei confronti di una PA. Il caricamento sul sistema ha la funzione di verificare la correttezza del formato prescelto per la redazione del documento e la completezza dei dati ivi inseriti. Se questi controlli risultano in un esito positivo, il SdI provvede ad identificare la PA destinataria mediante il codice univoco riportato sulla fattura: in questo caso, il documento viene inviato alla Pubblica Amministrazione destinataria che, dopo un ulteriore controllo sulla rispondenza tra il documento e i propri registri, potrà emettere il pagamento nei confronti del proprio fornitore.
Come più volte accennato, le fatture elettroniche sono volte a permettere un più agevole e sicuro processo di pagamento tra fornitori privati e Pubbliche Amministrazioni. Ne consegue che le prime destinatarie del nuovo sistema sono appunto le PA che prevedono di ricorrere ai nuovi sistemi di pagamento digitale. Questo processo ha la funzione di razionalizzare e semplificare i cicli di approvvigionamento, con il doppio obiettivo di rafforzare i controlli sulle spese pubbliche e di garantire ai privati il più celere e pronto adempimento dei pagamenti pendenti nei loro confronti. Ne consegue, per altro verso, che anche i fornitori delle Pubbliche Amministrazioni sono interessati dalla fatturazione elettronica. Va precisato, in materia, che a partire dal 1° luglio 2016, la fatturazione elettronica può essere utilizzata anche nei rapporti fra privati: ne consegue che anche per i contratti, le prestazioni e le forniture esistenti tra privati, aziende o professionisti si può ricorrere al medesimo istituto. Dal punto di vista del funzionamento, l'unica differenza consiste nel destinatario della fattura e nelle modalità di invio: infatti, in questo caso, l'emissione della fattura in formato elettronico può avvenire mediante spedizione tramite PEC, oppure mediante il ricorso al SdI. Ne consegue, in questa seconda ipotesi, che l'emittente deve comunicare il proprio codice univoco alla controparte, la quale si vedrà recapitato il documento dopo il suo caricamento sul sistema digitale.
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